Đối với bất kỳ du khách nào tham gia tour châu Âu, hộ chiếu là “tấm vé thông hành” quan trọng nhất. Tuy nhiên, trong thực tế, việc mất hộ chiếu do bất cẩn, bị trộm hoặc sơ suất cá nhân vẫn có thể xảy ra, đặc biệt tại các điểm du lịch đông đúc ở châu Âu. Khi mất hộ chiếu giữa hành trình, nhiều người lúng túng không biết nên xử lý như thế nào, bắt đầu từ đâu và liệu có ảnh hưởng tới lịch trình hay không. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ kinh nghiệm thực tế, đầy đủ các bước xử lý khi mất hộ chiếu tại châu Âu, đặc biệt hữu ích cho du khách đi tour du lịch châu Âu Tràng An Travel.
Phát hiện mất hộ chiếu – điều đầu tiên cần làm
Ngay khi phát hiện mất hộ chiếu, điều quan trọng nhất là giữ bình tĩnh. Đừng cố tìm lại ở nơi công cộng quá lâu nếu bạn không chắc chắn vị trí đánh rơi. Thay vào đó, hãy nhanh chóng báo với trưởng đoàn hoặc hướng dẫn viên trong tour nếu bạn đang đi theo nhóm. Các tour đi châu Âu của Tràng An Travel luôn có hướng dẫn viên đi kèm hỗ trợ xuyên suốt hành trình, họ sẽ hỗ trợ bạn liên hệ với các đơn vị chức năng địa phương và đại sứ quán Việt Nam tại nước sở tại.
Việc đầu tiên là xác định chính xác nơi bạn có thể đã đánh mất hộ chiếu: khách sạn, nhà hàng, trạm kiểm soát hộ chiếu, cửa hàng, nhà ga hoặc sân bay. Nếu có thể, hãy quay lại tìm và hỏi lễ tân, quầy lễ tân sân bay, hoặc trung tâm Lost & Found tại địa điểm vừa rời đi. Trong một số trường hợp, du khách may mắn nhận lại hộ chiếu nếu hành khách khác nhặt được và nộp lại cho cơ quan chức năng địa phương.
Trình báo với cảnh sát địa phương để lập biên bản
Nếu hộ chiếu không thể tìm lại được trong vòng vài giờ, việc tiếp theo bạn cần làm là tới đồn cảnh sát gần nhất để trình báo. Việc này bắt buộc để có biên bản mất hộ chiếu (Police Report) – tài liệu cần thiết để xin giấy tờ tạm thời và làm việc với đại sứ quán Việt Nam tại châu Âu.
Bạn nên mang theo bản sao hộ chiếu (nếu có), vé máy bay, thẻ lên máy bay, ảnh chân dung và thẻ căn cước hoặc bất cứ giấy tờ tùy thân nào còn giữ được. Trường hợp bạn mất toàn bộ giấy tờ, hãy trình bày rõ với cảnh sát và nhờ hướng dẫn viên hoặc phiên dịch đi cùng nếu không thành thạo tiếng Anh. Các quốc gia như Đức, Pháp, Hà Lan, Séc, Ý... đều có quy trình xử lý rất rõ ràng cho khách nước ngoài mất giấy tờ.
Trường hợp du khách của Tràng An Travel trong hành trình du lịch Đông Âu cuối tháng 5/2025 nhận lại giấy tờ, túi xách từ cảnh sát Praha (Séc) và hỗ trợ từ Đại sứ quán Việt Nam tại CH Séc
Liên hệ với Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam gần nhất
Sau khi có biên bản của cảnh sát, bước tiếp theo là đến Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại quốc gia bạn đang lưu trú. Bạn sẽ cần nộp một bộ hồ sơ để xin giấy thông hành – loại giấy tờ thay thế hộ chiếu dùng để xuất cảnh và hồi hương.
Bộ hồ sơ gồm: biên bản mất hộ chiếu của cảnh sát, đơn đề nghị cấp giấy thông hành, ảnh chân dung (kích cỡ 4x6 hoặc theo yêu cầu từng nước), và bản photo hộ chiếu (nếu có). Tại nhiều quốc gia, bạn có thể được cấp giấy thông hành trong vòng 24–48 giờ kể từ thời điểm nộp đủ hồ sơ.
Hệ thống đại diện ngoại giao Việt Nam tại châu Âu rất rộng khắp: Paris (Pháp), Berlin (Đức), Rome (Ý), Praha (Séc), Budapest (Hungary), Warsaw (Ba Lan)... Do đó, dù bạn đang ở đâu trong tour châu Âu Tràng An Travel, hướng dẫn viên có thể giúp bạn xác định địa chỉ gần nhất để di chuyển kịp thời.
Trong thời gian chờ xử lý, nên làm gì?
Trong khi chờ cấp lại giấy thông hành, bạn có thể tiếp tục đồng hành cùng đoàn nếu visa vẫn còn hiệu lực và không bị kiểm tra xuất trình hộ chiếu tại các chặng nội địa. Trường hợp tour tiếp tục di chuyển qua quốc gia khác, bạn nên ở lại địa phương nơi có đại sứ quán để nhận giấy tờ và sẽ được đội ngũ Tràng An Travel hỗ trợ sắp xếp chặng sau để hội nhập lại với đoàn hoặc đặt vé về nước phù hợp.
Để chuyến đi không bị gián đoạn hoàn toàn, Tràng An Travel sẽ sắp xếp lịch trình thay thế ngắn ngày trong lúc chờ giải quyết giấy tờ, đồng thời hỗ trợ đặt khách sạn, đưa đón và làm việc trực tiếp với đại sứ quán hoặc hãng hàng không nếu cần đổi vé bay.
Khi nào cần đặt vé bay riêng để hồi hương?
Nếu bạn không thể kịp nhập lại đoàn hoặc hành trình tour đã gần kết thúc, việc quay về nước theo chuyến bay riêng sẽ được xem xét. Lúc này, giấy thông hành sẽ thay thế hộ chiếu để bạn làm thủ tục xuất cảnh và nhập cảnh Việt Nam. Hãng hàng không sẽ yêu cầu giấy xác nhận từ đại sứ quán, ảnh chân dung và giấy xác nhận tình trạng cư trú hợp pháp từ cảnh sát.
Vé máy bay về nước có thể đặt lại linh hoạt, và bảo hiểm du lịch có thể hỗ trợ một phần chi phí phát sinh nếu bạn bị thất lạc giấy tờ. Tại Tràng An Travel, các tour đều bao gồm bảo hiểm quốc tế, giúp bạn được bồi thường hoặc hỗ trợ nhanh chóng nếu gặp sự cố như mất hộ chiếu, chậm chuyến hoặc tai nạn nhỏ trong hành trình.
Những việc nên làm trước chuyến đi để phòng mất hộ chiếu
Trước khi khởi hành, bạn nên chụp ảnh hộ chiếu, visa, thẻ căn cước và lưu vào điện thoại, email cá nhân, hoặc in bản sao cất riêng trong vali. Khi đi ra ngoài trong tour, hãy để hộ chiếu tại két sắt trong khách sạn nếu không cần mang theo. Trên đường di chuyển, luôn cất hộ chiếu ở túi trong, sát người, tránh để ở túi áo khoác hoặc ba lô đeo sau.
Ngoài ra, nên mang theo ảnh chân dung khổ 4x6 (hoặc file ảnh đạt chuẩn lưu giữ trên điện thoại) từ Việt Nam để phòng trường hợp cần xin lại giấy tờ. Khi tham gia các tour châu Âu giá rẻ hoặc tour dài ngày nhiều quốc gia, bạn càng cần cẩn trọng vì di chuyển thường xuyên khiến việc giữ giấy tờ dễ sơ suất hơn.
Mất hộ chiếu tại châu Âu không phải là tình huống quá hiếm gặp, nhưng hoàn toàn có thể xử lý được nếu bạn chuẩn bị tốt và có hướng dẫn kịp thời. Việc hiểu quy trình, hợp tác với đại sứ quán và cảnh sát địa phương, đồng thời giữ liên lạc chặt chẽ với công ty du lịch là chìa khóa để vượt qua sự cố này mà không làm gián đoạn hoàn toàn hành trình.
Với Tràng An Travel, bạn luôn có sự đồng hành từ đội ngũ chuyên nghiệp, sẵn sàng hỗ trợ khi phát sinh sự cố, từ việc mất hộ chiếu, thất lạc hành lý đến các tình huống y tế trong tour. Đó cũng là lý do ngày càng nhiều khách hàng tin tưởng lựa chọn tour du lịch châu Âu Tràng An Travel cho hành trình khám phá lục địa già – không chỉ vì trải nghiệm hấp dẫn, mà còn bởi sự an tâm trong từng bước đi.
